Coûts réels et coûts cachés

Un des arguments du cloud est son côté bon marché. En bougeant vers le cloud, vous vous attendez à réduire vos coûts d’acquisition et d’exploitation, en bref à faire des économies, puisque vous n’avez plus à investir dans l’acquisition de matériels et de logiciels. Ce n’est cependant pas toujours aussi économique, ni aussi simple. Alors, pour se faire une idée plus précise, regardons à la loupe quelques arguments avancés en faveur du cloud.

Je ne paie que ce que j’utilise, c’est donc moins cher

C’est le principe de la location de voiture ou du co-voiturage, et en général de toutes les offres locatives. Le calcul est simple. Vous prenez le coût d’acquisition du matériel, son coût d’entretien et de maintenance, son amortissement sur la durée d’utilisation et le comparer sur cette même durée à la location du même matériel en fonction de vos besoins.

Pour les services que vous n’utilisez que quelques fois par mois, cela peut avoir un avantage économique certain. Par exemple, le lancement d’une série de calculs pour une étude marketing peut demander beaucoup de puissance juste pendant quelques jours. En revanche pour les services que vous pouvez utiliser à n’importe quel moment, comme la messagerie électronique ou le stockage de fichier, la comparaison du prix par boite aux lettres peut être défavorable au cloud.

Une des contraintes de l’informatique est souvent celle de l’acquisition du matériel et du logiciel pour faire tourner la solution recherchée. Il y a donc un coût fixe quel que soit le nombre d’utilisateurs. On obtient donc généralement un résultat sous forme graphique immédiatement visuellement favorable au cloud.

Comparaison classique des coûts

Cependant, deux erreurs dans le raisonnement :

  1. Il n’y a pas toujours de coûts variables à une solution locale. En effet, on peut acquérir une machine et un logiciel à un prix donné, maintenance comprise, qui va suffire aux besoins de l’entreprise pendant de nombreuses années, y compris en tenant compte de l’accroissement de personnel. Le coût peut donc être considéré comme fixe quel que soit le nombre d’utilisateurs.
  2. Il peut y avoir des coûts fixes à une solution cloud. En effet, l’accroissement de la bande passante souvent nécessaire est un coût subis par l’organisation tous les mois indépendamment du nombre d’utilisateurs. De même une machine virtuelle peut former un coût fixe mensuel si c’est la solution retenue.

On peut alors avoir un schéma totalement différent.

Solutions à coûts fixes

On peut aussi avoir des coûts variables dans le cloud qui augmentent beaucoup plus vite qu’anticipés en raison des options logicielles prises. Ils vont alors dépasser les coûts fixes d’une solution locale.

Coûts variables explosifs

A ce même jeu des comparaisons, on compare souvent achat amortis et frais de fonctionnement. Avec le cloud, tout passe en frais de fonctionnement, pas d’amortissement, pas de trésorerie à sortir pour acheter une nouvelle solution. De plus en plus de fournisseurs de matériels proposent des offres locatives qui évitent les amortissements. Une fois de plus, si l’avantage semble de prime abord au cloud, il peut ne rien en être en fonction des relations que vous entretenez avec vos fournisseurs de matériels.

L’argument du je n’utilise que ce que je paye, donc c’est moins cher, ne fonctionne pas à tous les coups. A vous de regarder en détail, en particulier le mode de licence des logiciels qui est souvent fort compliqué et rend la comparaison pas toujours possible !

Je n’ai plus besoin de personnel informatique

Et ouste, ça va faire plaisir aux informaticiens : on n’a plus besoin de vous ! On a tout bougé dans le cloud ! Circulez, il n’y a rien à voir ! Bouger tout ou partie de son informatique dans le cloud ne supprime pas l’intégralité de l’infrastructure informatique de l’organisation et donc le rôle des informations.

Un exemple, parmi d’autres, à moins de n’avoir aucun besoin d’impression, il vous faudra maintenant au moins un serveur d’impression afin de connecter vos imprimantes. Cela signifie donc qu’il faudra un réseau local avec au moins un serveur d’impression pour pouvoir imprimer en local. Ça c’est l’évident. Mais il y aura sans doute les applications qui ne peuvent pas bouger pour diverses raisons et auront donc besoin d’un annuaire pour en gérer l’authentification. Il y aura aussi toutes les petites vicissitudes du quotidien, le réseau qui ne marche pas, le fichier qu’on ne trouve pas, etc.

Mais il y a surtout l’évolution du système d’information. Avec une facturation à l’acte pourrait-on dire, on peut commencer à mesurer précisément combien coûte chaque utilisateur et donc chaque département. On peut donc faire une comptabilité plus précise et atteindre le saint Graal de transformer l’informatique en centre de profit et faire en sorte que chacun en comprenne les coûts. Pourquoi je vous dis ça ? Et bien pour vous faire réaliser que le rôle du personnel informatique va évoluer et non disparaitre. Certes on peut en profiter pour externaliser, c’est une autre discussion. Mais l’informatique devenant mesurable et potentiellement « profitable », elle devient un moyen de transformer l’entreprise, j’y reviens dans le chapitre 6 Chances et opportunités.

Alors, avant de rayer un ou plusieurs salaires de votre masse salariale, repensez-y à deux fois.

Mes employés vont devenir plus productifs

Sur le papier, oui, dans la réalité, non. Je suis provocateur, mais à peine. Dans une vaste majorité de projets cloud déployés ces quatre dernières années, le déploiement de la nouvelle technologie s’est heurté à la résistance des utilisateurs.

Cette résistance prend plusieurs formes : de l’incapacité du management de décider qui doit bénéficier des nouveaux outils à la mise de côté de ces outils par peur de « flicage » par la direction. Alors, si le prestataire vous promet la lune et un accroissement stellaire de la productivité des employés, parlez-lui de conduite du changement. Il y a fort à parier que cette question va engendrer de longues et douloureuses discussions.

Cependant, deux chiffres devraient vous faire réfléchir. D’après l’expérience de Microsoft, un projet cloud sans accompagnement du changement ne réussit que dans quinze pourcents des cas ! Oui, vous avez bien lu. 15% ! Effrayant ! A l’inverse, le taux de réussite passe à quatre-vingt-quatre pourcents s’il est accompagné par une démarche de conduite du changement. Près de six fois le taux de succès. C’est ce qui s’appelle passer de l’échec à la réussite en fait. Là encore, mon objectif n’est pas de parcourir les méthodes de conduite de changement. Il existe de nombreux ouvrages en traitant, ainsi que de cabinets de conseil qui seront ravis de vous accompagner.

Partez du principe que tout changement est effrayant pour une majorité de personnes. Comme le dit Robin Sharma : le changement est difficile au début, déconcertant à mi-chemin, superbe à la fin. Il est important de franchir ces étapes en confiance et pour ce faire il convient d’être accompagné et d’accompagner le changement. Maintenant, si la technologie atterrie en douceur, les effets vont rapidement se faire ressentir :

  • Possibilité de mettre en œuvre une politique de télétravail, aussi bien en termes d’outils que de processus.
  • Utilisation sécurisée des matériels personnels.
  • Facilité et rapidité de mise en œuvre des nouveaux processus.
  • Accélération de la transformation de l’organisation

Tout cela peut sembler anecdotique, mais l’expérience montre qu’il n’en est rien. La conduite du changement permet d’assoir durablement la politique de l’organisation et lui bénéficie autant qu’à l’employé, à titre personnel. Dans le cas où la technologie n’est pas expliquée et adoptée, les conséquences négatives sont nombreuses à commencer par des dépenses inutiles. La réalité est qu’il convient de concilier deux impératifs :

  • Mettre en œuvre les technologies nécessaires au développement de l’organisation.
  • En assurer la sécurité et l’adhésion aux règles de conformités.

Ceci ne peut se faire sans une implication du personnel et sans une démarche structurée. C’est à ce prix que « vos employés vont devenir plus productifs ».

Retrouver tout sur les clouds hybride, publics et privés dans mon livre Cloud Hybride, Public et Privé.

Photo par Didier Weemaels sur Unsplash

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